会議でなかなか意見が出ない。意見が出る良い会議にするためのコツとは？

ファシリテーターを務める会議で、なかなか意見が出ず困ってしまう。あなたにはそんな経験がないでしょうか。
この記事では、会議で意見が出ない場合に考えられる原因と、意見が出るいい会議をするためのコツをご紹介します。
記事を参考に原因について対処し、コツをおさえて、意見が出るいい会議にしていきましょう。

Q ファシリテーターを務めて会議を進めようとしても、ろくに意見が出ず会議にならないことが多いです。

結局自分の意見を通して会議を終わらせることが多いのですが、何か対策はあるでしょうか。

A 会議で意見が出てこない原因はいくつか考えられます。

まずは原因を考え、その上で活発な意見が出るようにする必要があります。

そこで今回は、会議でなかなか意見が出てこない原因と、意見が出るいい会議をするためのコツをご紹介します。

〇会議で意見が出てこない原因

まずは、会議で意見が出てこない原因を見てみましょう。あなたは周りがやる気がないせいだと思っているかもしれませんが、意見が出てこないのは会議のやり方やあなたの態度に原因があることもあるのです。自分に当てはまることがないか、考えながら読んでください。

・会議の目的がはっきりしていない

まず、会議の目的がはっきりしているかどうか確認しましょう。会議では、今日は何について話し合い、どういう内容を決定したいのかどうか、全員が把握しておく必要があります。

目的がはっきりしないと、何について考えればいいのかよくわからず、思考が適当なものになってしまいます。そのため、自分に考えをまとめることができず、意見を言うことができないというわけです。

・意見が出ても否定される

会議の参加者から意見が出ても、それは現実的ではないとか、顧客の要望に沿っていないなどと言って、意見を即否定してはいませんか。せっかく意見を言っても、すぐに否定されるなら、最初から意見を言わなくていいと思ってしまうようになります。

言うだけ無駄だと思う人が出てくるでしょうし、否定されることを恐れて意見を言えなくなるという一面もあるでしょう。

どうせ自分が言っても仕方がない、できる人間が意見を出せばいいと参加者が思うようになると、意見が全く出なくなってしまいます。

・意見を言えないことを責められる

多くの意見を出して欲しいと思っていると、ついつい意見を言えない人のことを責めてしまいがちです。しかし、意見を言えない人のことを責めることは逆効果です。

責められることで委縮してさらに意見を言えなくなってしまいますし、とりあえず何か言っておけばいいという発想になり、誰かの意見の真似しかしなくなる、無難なことだけ言うようになる恐れがあります。意見を言えないことを責めても意見の活発化にはつながる、むしろ自由に意見を交わすことを阻害する恐れがあるのです。

・リーダーが無理やり自分の意見を通す

リーダーが自分の意見を無理やり通すのも、会議で意見が出てこない原因です。どうせ何を言っても意味がない、リーダーの言うことに従うだけだと参加者が思っているので、ろくな意見が出てきません。

また、リーダーが自分の考えと異なる意見を否定することが多いので、参加者は余計にやる気をなくしてしまいます。会議の意味がないと思われると、意見は全く出てこないでしょう。

〇意見が出るいい会議をするコツ

次に、意見が出るいい会議をするコツをご紹介します。以下の内容をきちんと把握して、自分がファシリテーターを務める際の参考にしてみてください。

・目的を共有する

まず、会議の目的と終着点を共有することが大事です。どうして話し合うのか各々が理解することで、何を考えればいいのかわかるようになり、自由な意見が出るようになります。

いい会議をするコツは、各々がバラバラに考えて好き勝手するようなものではなく、一つの目的に向かって全員が一丸となって知恵を絞るという環境を整えることです。チーム戦の雰囲気を作ることで、みんなが当事者意識を持って会議に参加することができます。

・事前に考えてもらう

もしも事前に内容を伝えられるのなら、事前に会議で決めたい内容を考えてきてもらうという手があります。そうすることで、会議ですぐに意見を言ってもらうことができ、スムーズに話が進みます。

その場でパッといいアイデアを思いつくのが苦手だという人でも、時間をかければいいアイデアが浮かぶということが多々あります。のんびりしたタイプの人の意見も拾うことができるのは大きなメリットであると言えるでしょう。

・意見を頭ごなしに否定しない

意見を頭ごなしに否定すると、参加者は委縮や諦めによって意見を出さなくなります。そこで、参加社から意見が出た場合は、頭ごなしに否定しないようにしましょう。まずは受け入れて、そこから周りに話を振るのが大事です。

・自分の意見を押し通さない

特に優秀な人がやりがちなのが、自分の意見を押し通すというものです。会議で話し合う内容の正解を自分で考えており、それと異なる意見が出ると否定的な態度をとる、最終的に自分の意見を言って、それでいいよね？と言うということをしてしまいます。

これでは会議の意味がありません。多くの意見が出て参加者の考えを汲みつつ結論を出すためには、自分の意見を押し通さないようにする必要があるのです。もしも自分の意見を言うのだとしても、「こう思うけど、どうかな？」という言い方をして、押し付けないようにしてください。

・質問を生かす

多くの意見が出るようにするためには、質問を生かすことを意識しましょう。全体に「どう思いますか」と聞いてみんなに考えてもらった上で個人に「どう思う？」と質問するといいでしょう。こうすることで当事者意識を持たせつつ個人の意見を聞くことができます。

以上のことに気を付けることで、意見がよく出る会議をすることができるようになります。

○まとめ

いかがでしたでしょうか。
会議で意見が出ない原因は、会議のやり方やファシリテーターの態度にある場合があります。記事を参考に当てはまることがあれば改善し、コツをおさえて、意見がよく出るいい会議にしていきましょう。