会議を企画する時、せっかく人数を集めて、時間を確保する会議ですから、有用な会議をしたいと思いますよね。
いい会議をするためには、どのように企画すればよいのでしょうか。
この記事では、いい会議のための、企画の仕方についてポイントを解説します。
目次
Q いい会議ができるかどうかは企画の段階で決まると聞きました。いい会議をするための企画の仕方を教えてください。
A だらけた会議にしないためには、念入りな準備をする必要があります。
きちんと会議の企画を練ることができれば、参加者が満足する有用な会議をすることができます。
そこで今回は、いい会議をするための企画の仕方をご紹介します。それでは早速以下で解説していきます。
○終了をはっきりと
よく、会議は無駄だと言われます。でもよく考えると不思議な話ですよね。必要があるから話し合いをするわけですし、何かについて議論することが無駄なはずがありません。
どうして必要なはずの会議が無駄だと言われるのか、それは、終了をはっきりと示さないことによって起こってしまうのです。
終了時刻を設定せず、何時間も話し合う会議があります。長時間集中することは人間には無理ですし、いつ終わるのかわからないのでだらけたものになります。
このようなだらけた会議にしないためにも、終了時刻をはっきりと決めておきましょう。その時間内に議題を片付けるんだという共通認識を持つことで、メリハリのある会議をすることができます。
また、時間だけではなく、会議の内容でも終了、つまりゴールを決めておきたいですね。○○について話すという漠然とした内容ではなく、「○○の改善案を出す」、「プロジェクト案を３つに絞る」など具体的にどうしたいのかという言葉を掲げて会議をします。
ゴールがわからない状態で走り続けることはとてもつらいですよね。ゴールがわかれば、それに向かって走ることができます、やる気が出ます。会議でも同じなのです。
いい会議をするために、会議企画段階で時間と内容の終了ラインを決めておきましょう。
○議題は前向きな言葉を選ぶ
たとえネガティブな議題だったとしても、できるだけ前向きな言葉を選んで名前をつけるようにしてください。例えば、「3ヵ月連続で営業目標が達成できない件について」などと書くよりも「来月以降どうやったら営業目標を達成できるのか」などと書いた方が前向きです。
過去の失敗を反省することは必要です。しかし、それ以上に未来に目を向けて進むことの方が大事です。この例の場合、前者だと過去の失敗ばかり取り上げられそうです。誰かがずっと責められるということもあるかもしれませんね。後者ならこれからどうするべきかということについて意見が活発に出そうです。これからどうするか考えた方が建設的なのは明らかです。
言葉の選び方一つで参加者の意識が変わります。議題や会議のタイトルは前向きな言葉を使うようにしましょう。
○あらかじめルールを作っておく
会議では必ず困った人たちがいます。ずっと相手の反対意見ばかり言う人、自分一人だけ話し続ける人などが代表例です。
こうした人たちがいると会議はスムーズに進みません。意見があまり出ず、だらだらとした会議になってしまいます。
こうした人たちの対策として、あらかじめルールを作っておくという手があります。反対意見と代案はセットで言う、１度話したら誰かが意見を言うまで話してはいけないなどがルールの一例です。
こうしたルールを用意することで、意見が活発に出るようになります。誰かに発言が偏る、否定ばかりで発言が萎縮するということがなくなるからです。
会議の途中でいきなり言われても参加者は戸惑ってしまいます。会議の企画の段階でこのようなルールを作っておいて事前に参加者に知らせておくといいでしょう。
○進行表を用意
できれば会議の進行表を用意しましょう。どういうことを話し合う予定で、それぞれどれくらい時間をかけるのかということを書きます。
事前に進行表を用意しておけば、事前に問題に気づける可能性がありますし、当日も慌てないで済みます。会議の進行をしているとうっかり覚えておいたことが飛ぶということもあるので、進行表は必須アイテムであると言えるでしょう。
○必要事項をきちんと載せてメール連絡
会議について詳細が決定したら、必要事項をきちんと載せてメール連絡しましょう。日程、会議名、議題など必要なことを全て載せます。また、事前に考えてきて欲しいことがあるなら、それも載せるといいでしょう。
口頭で○日○時から会議をするからとだけ伝える人もいますが、それだけでは不十分です。きちんと必要事項を載せて後ででも見れるメールで連絡しましょう。口頭＋メールの組み合わせが理想的です。
○まとめ
いい会議をするためには事前準備が必要です。時間と内容の終了の線引きをきちんと決める、議題は前向きな言葉で命名、会議のルールを設定などをやることがポイントです。また、進行表を作っておけば当日安心です。
そして会議の準備ができたら必要事項を全て書いて参加者にメール連絡しましょう。これだけのことを準備することができたら、いい会議をすることができる下地は完成です。後は当日バランスを取りつつ進行すれば、きっと有用な会議になることでしょう。
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