キャリアアップのために仕事を効率良くしていきたい。そう思っても、何から手をつけていいかわからなかったり、なかなか思うような効率アップに繋がらなかったり…。貴方にはそんな悩みはありませんか？
効果のある効率アップのためには、具体的に何に手をつけていけば良いのでしょうか。ここでは、すぐに試せて簡単にできる効率アップのコツをご紹介します。
目次
Q キャリアのために効率良く仕事をしたいと思っているのですが、具体的に何を意識すればいいのかわかりません。何かコツがあれば教えてください。
A キャリアアップするために自分を磨きたい、効率良く仕事をして上司に認められたいと思うのは自然な心理です。
しかし、誰もが効率良く仕事をしようと思ってできるわけではありません。自分のためだと思ってやっていたことが効率を落とす結果につながることもありますし、一見関係ないようなことが自分のためになるということも起こります。
そこでここでは、効率良く仕事を進めるためのコツをいくつかご紹介します。どれも簡単にできることばかりですので、まだやっていなかったということがあれば、すぐにでも試してみてください。
○できないことはうまく断る
仕事を頼まれると何でも引き受けるという方はいませんか。もちろん、将来のためにできるだけ多くの仕事に携わり、経験を積むことは重要です。だからといって、何でも仕事を引き受けていたら、効率的な仕事どころか、普通に仕事をすることさえも困難になってしまいます。
自分にはこれはどうしても無理だなと思ったら、勇気を出して断るのも一つの手です。他に手が空いている適任の人がいたら、許可を取ってそちらに仕事を回してもらいましょう。無理な仕事を無理やり続けても、効率が悪くなりトラブルの原因にもなってしまいます。人に仕事を任せることは悪いことではないのです。
最初から全て拒否してチャレンジ精神をなくしてしまうのも考え物ですが、無理に引き受けて潰れてしまうことは、同じくらい良くないことです。引き受ければいいというものでもないのです。
仕事を断るときのコツは、できないことはできないとはっきりと言うことです。相手が納得するように理由も添えて断りましょう。やりたくないからやらないと言うのではなく、こういう理由でできないので断るということをきちんと説明します。
また、断るのはできるだけ早い方がいいですね。相手にも都合がありますから、断られたら断られたで早く別の人に任せたいと思っています。スケジュールがギリギリでとにかく誰かに任せたいということもあるでしょう。断るか引き受けるかの決断はすぐにやるようにしましょう。
○相手の時間を尊重する
上司に書類チェックをして欲しかったのに後回しにされて仕事が進まない、後輩に資料作成を頼んだのにすぐに取り掛かってくれないという経験をした方はいませんか。相手にすぐに動いて欲しいのに、相手が自分のことを優先してなかなか思うように動いてくれないという経験です。
相手が動いてくれないことで仕事に支障が出る、イライラして落ち着かなくなるといったデメリットがあります。なんで動いてくれないんだと思う気持ちはわかりますが、相手にも都合があるという視点が抜け落ちています。自分が大切だ、すぐにやって欲しいと思っていても、相手はそのことがわからず、相手にとって重要なことを優先してしまうのです。
このような一種のすれ違いを避けるために、相手の時間を尊重する気持ちを持つようにしましょう。相手は今何をしているのか、今日のスケジュールはどうなっているのか、やることは多いのかなどと考えます。相手に直接聞いてもいいでしょう。
相手のスケジュールを考慮した上でどのようにお願いするか考えることができれば、スムーズにやり取りをすることができます。
また、お願いをするときは、それがとても大事なことだということを伝えるといいでしょう。
「その資料は明日の会議で使う大事なものだ、それがないと会議で困ってしまうからよろしく頼んだ」
「明日の商談で使用する予定の書類です。重要なものですので目を通していただきたいのですがよろしいでしょうか」
など言葉は何でも構いませんが、相手が大切なものならやらないといけないなと思えるような一言を軽めに添えるのがコツです。強めに言うと意外と動いてくれないことが増えます。
相手の時間を尊重して相手の都合を考えつつ、こちらの主張も通すのがコツです。これができるようになると効率的に仕事を進めることができるようになります。
○整理整頓をきちんとする
整理整頓と仕事の効率化に何の関係が？と思うかもしれません。実は私たちが物を探す時間というものはとても多いんです。その日その日少しずつ無駄になっている時間が、積もり積もって大きな差になります。一年間で100時間以上の差がつくと言えば、その重要性がわかるのではないでしょうか。
また、身の回りが整理整頓されていると、余計な物に目がいくということがなくなり、仕事に集中することができます。何事もシンプルなのが一番です。仕事がイマイチ集中できないという方は、身の回りの整理整頓から始めてみましょう。
具体的には書類整理をする、スマホを置く場所を決める、鍵やメガネなど小物類の場所を把握する、使わないものは引き出しの中に片付けておくなどです。身の回りの整理整頓をしながら、探し物をする可能性が高いものの場所を把握するということをやります。こうすることで無駄な時間が減り、効率良く仕事をすることができるようになります。
○まとめ
今まで当たり前のようにやっていたこと、全く気にしていなかったことを意識するだけで仕事の効率は大きく変わります。うまく断る、相手の時間を尊重する、整理整頓。これだけでかなり違います。特に整理整頓は今すぐにでもできることです。
キャリアアップのために、自分の意識改革をして、今できることを始めてみましょう。
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