念入りにプレゼンの準備をしたにも関わらず、人からわかりにくいと言われてしまった…あなたにはそんな経験がないでしょうか。
プレゼンでは、聞く人のことを意識して配慮するべきポイントがあります。この記事では、プレゼンをする際の６つのコツをご紹介します。
自分のプレゼンに足りない要素をチェックして積極的に取り入れ、人からわかりやすいと言われるプレゼンにしていきましょう。
目次
Q プレゼンがわかりにくいとよく言われてしまいます。自分なりに精一杯やっているつもりなのですが、どこが悪いのかわかりません。わかりやすいプレゼンのコツがあれば教えてください。
A 念入りに準備をしている、データや内容も盛りだくさんで主張にも問題ないはず…でもなぜかわかりにくいと言われる、そんな方がとても多いです。
これは、真面目な性格で几帳面な性格をしている方が陥りがちなミスです。情報を全て用意して正論を言えば話が通じるはずだと思い込んでいます。
プレゼンでわかりにくいと言われる人は、聞く側の気持ちを考えることができていません。その場で情報を処理し、理解するということは大きな負担がかかります。情報を詰め込んでも聞いている側は理解できません。
また、聞く側も人間ですから、興味が出ない内容を延々と語られてもうんざりするだけです。やる気が出ないと理解しようという気にもならず、わかりにくい、つまらないという感想だけが出ることになります。
プレゼンでは聞く側が興味を持ち、理解しやすいように配慮する必要があるんです。ここではプレゼンをする際のコツを６つご紹介します。自分のプレゼンに足りない要素があったら積極的に取り入れてください。
○結論から述べる
プレゼンで前提となる話から始めていつまでも結論がわからないという状況が続くと、聞く側は疲れてしまいます。特にどこに注意して聞けばいいのかわからないからです。集中力が持たないので、聞いて欲しいことを話すときにはみんな話半分で聞くことになります。これではプレゼンがうまくいきません。
そこで、プレゼンでは結論から述べるようにしましょう。今からどういう話をするのかわかれば、その後の説明も頭に入りやすいです。自分が言いたいことは何か、最も伝えるべき内容は何か考えた上で冒頭で伝えるようにしましょう。
○最後にまとめを用意
人は聞いたことをどんどん忘れていきます。最初に話した内容の印象はどんどん薄くなっているんですね。そこで、プレゼンの最後にまとめを用意してください。改めて言いたいことを言うことによって、大事なことを印象付けることができます。
時間が押しているときは無理に入れなくても構いませんが、できればまとめができるような構成でプレゼンを組み立てるといいでしょう。
○ポイントは絞る
言いたいことやデータをたくさん並べてはいませんか？準備をしているとあれも大事、これも大事だと思って情報を詰め込んでしまいがちです。しかし、それでは何が大事かわかりにくいです。ピントがボケてポイントがはっきりしないプレゼンになるんですね。
一度プレゼンの資料を作ったら、その情報は本当に必要か、削ることはできないか考えましょう。どうしても削れないときは情報をまとめてグループ化できないか考えてください。
例えば、「健康のためにトマト、ピーマン、キャベツ、レタス、にんじん、じゃがいも、ナスを食べましょう」という文章なら、「健康のために野菜を食べましょう」と書いた方がシンプルです。仮にトマト、ピーマンなど具体的な名前を出すにしても野菜というグループ名がついていた方がわかりやすいでしょう。
３つくらいを目安にして、情報をまとめることができないか検討してみてください。
○印象に残るフレーズを入れる
短くてインパクトがある言葉って記憶に残りやすいですよね。商品のキャッチフレーズは何年経っても忘れられないものもあります。
プレゼンでも相手の印象に残るようなフレーズを入れることを心がけましょう。プロジェクト名や主張したいことなどを７文字前後で表現することがおすすめです。このくらいの長さなら一度資料を読んだだけでも覚えてもらえるからです。
資料がイマイチインパクトに欠けるような気がしたら、印象に残るようなフレーズを考えて入れてみてください。
○基本は数字を重視
基本的にプレゼンでは数字を重視して構いません。こういうデータがあるのでこういう主張をする、こういう見込みがあるのでこの企画をするというように数字を元に話すと説得力が増すからです。
ただし、データを出しすぎて何が大事かわからなくならないようにしましょう。データを出して安心してはいけません。データはデータに過ぎず、そこに主張が加わって役に立つようになるのです。
○図や写真で魅せる
文字ばかりのプレゼンだとインパクトがなく、文章を読む方も疲れてしまいます。そこで、図や写真を駆使して魅せる資料作りを心がけましょう。何も考えずに「お！」と自然に思ってもらえるので有利にプレゼンを進めることができます。
ただし図や写真も入れすぎは禁物です。特に図はぱっと見てすぐに理解できるものにすることを心がけてください。熟読しないと理解できないような図は論外だと思っていただいて構いません。
○まとめ
プレゼンがわかりにくいと言われる原因は情報の詰め込みすぎの可能性があります。プレゼンでは言いたいことを絞って伝える工夫が必要なんです。
結論を最初に述べる、印象に残るフレーズを入れる、データや図、写真を多すぎない範囲で駆使するなど、聞く側が興味を持ちつつ理解できるような工夫をするといいでしょう。
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