プレゼンを行う際、せっかく上手く話せても、資料のできが悪いとプレゼンの失敗につながってしまうこともあります。
この記事では、自分の言いたいことが相手に伝わる資料の作り方についてご紹介します。
ポイントをおさえたわかりやすい資料で、プレゼンテーションを成功させましょう。
目次
Q プレゼンで自分の言いたいことが相手に伝わる資料の作り方を教えてください。
A 見る側にとってどういう資料がわかりやすいか考えることで、自分の言いたいことが相手に伝わる資料を作ることができるようになります。
プレゼンにおいて、資料は重要な役割を果たします。せっかくいい感じに話していたとしても、資料のできが悪いと、それだけでプレゼンが失敗してしまいます。自分なりに頑張って資料を作ったつもりでも、相手にとってはものすごくわかりにくいということはよくあることです。
今回は、自分の言いたいことが相手に伝わる資料の作り方についてご紹介します。
〇文字で解決しない
相手に伝わらない資料を作ってしまう人の多くが、文字で何でも解決しようとしています。文字で情報を詰め込めばそれでいいと思っているわけです。
確かに、文字をたくさん載せることは安心します。情報が不足しているということはありませんし、相手がそれを読んで理解してくれさえすれば、問題がないからです。
しかし、その読んで理解するということが最大の障害になります。 人はマルチタスクに行動すると、判断力が鈍るという研究結果があります。子供並みの注意力になると言われるほどです。その状態で、相手はあなたの説明を聞き、文字ばかりの資料を理解できるでしょうか。とてもではないですが無理ですよね。
プレゼンで自分が言いたいことを相手に伝えるコツは、文字に甘えないことです。図表やカラーなどを駆使して、わかりやすくすることを意識しましょう。
〇文字は書いて削る
前項とも関連がありますが、一度資料を作ってみたら、文字が削れないか検討してください。文字は書いて削るくらいの感覚でちょうどいいです。
図表が大事だと頭でわかっていても、どうしても文字を多く書いてしまいがちです。一通り資料を作ったら、しばらく寝かせておいて、後日もう一度資料を見てみましょう。その時に少しでも文字が多いように感じたら、削るようにしてください。
体言止めにできそうなところはするとか、くどい表現をなくすといったことで、かなり見やすくなります。文字は最低限の量でシンプルな表現にすることを心がけましょう。
〇フォントや色にもこだわる
プレゼンの資料は、必要な情報があればそれでいいということはありません。
意外と疎かにしてしまうのが、使用するフォントや、どういう色を用いるのかということです。何となくオシャレに見えたグラデーションを使ったせいで、資料がものすごく読みにくくなるということはよくあります。
例えばインターネットで、色がチカチカしているサイトは見る気がしませんよね。プレゼンも同じで、不適切なデザインがされていたら、読む側はやる気をなくしてしまいます。
本当にそのデザインは読みやすいものなのか、もっと工夫する余地がないか、よく検討しましょう。
〇重要なところが伝わるようにする
プレゼンの資料を自分で見たときに、そのスライドの中で重要なことは何か考えてみてください。そしてその重要なことが一目でわかる作りになっているかチェックしましょう。
当たり前のことですが、あなたは重要だと思うことを相手に伝えたいはずです。それなのに重要なことが目立っておらず、補足事項などと同じように書かれていたらおかしいですよね。重要なことを理解して欲しいのですから、それを一番目立つようにするのが当然です。
バランスのいい見やすい資料を作ろうとしていると、意外とこういう落とし穴にハマってしまうことがあります。
重要なことと、それが目立っているかどうかを確認し、問題があれば修正しましょう。
〇スライド1枚に情報を詰め込まない
スライドが少し空いたからと言って、重要な情報をいくつもまとめて載せてはいませんか？ 作る側としては、ついついまとめて入れたくなりますが、読む側は情報過多でわかりにくいと感じてしまいます。
文字だけではなく、情報も、詰め込みすぎないようにすることが大事です。基本的に、1枚のスライドに重要事項は1つ、くらいの感覚でちょうどいいです。
〇不要な図表も削る
資料を大まかに作ったとき、文字だけではなく、不要だと思う図表も削ってください。本当にその図表は必要なものなのか、「とりあえず」で入れていないか考えましょう。それがあることで本当にわかりやすくなっているのか、入れることで逆に本質が見えなくなっていないかチェックしてください。
文字が駄目だからと図表を山ほど入れては本末転倒です。あくまでも相手がわかりやすいと感じるデザインを心がけることが、自分が言いたいことが相手に伝わる資料を作るコツです。
〇まとめ
いかがでしたでしょうか。
資料を作成する際、文字や図表など気を配る要素はいくつかありますが、共通するポイントは「相手がわかりやすいと感じるデザインを心がけること」です。
コツをおさえた資料を作成し、プレゼンテーションの成功率を高めていきましょう。
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