会議を進行していて、積極的に発言してくれるものの否定的な意見ばかりを言う人や、逆に全く何も言わない人がいないでしょうか。
成果の出る会議にするためには、扱いにくい人がいても冷静に対処する必要があります。
この記事の対処法を取り入れて、スムーズな会議進行が行えるようになりましょう。
目次
Q 会議で扱いにくい人がいて会議がうまく進行できません。扱いにくい人がいる場合、会議はどのように進行すればいいのでしょうか。
A 会議で全員が積極的に発言して、建設的な意見を言ってくれればいいのですが、実際はそうはいきません。
ひたすら否定や嫌味ばかり言う人もいますし、あれもこれもと発言を繰り返す人もいます、全く何も言わない人もいます。
ひどいものだと、一部の人だけ話して会議の進行が遅れる、誰も発言しないので議題が解決せず会議が停滞するということがあります。これでは成果が出ません。参加者のモチベーションの低下へとつながり、業務にも支障が出てしまいます。
そうならないためには、会議で扱いにくい人がいても冷静に対処する必要があります。ここでは会議にいる困った参加者への対処法をご紹介します。
○やる気が出るような環境作り
まず、会議の構造がやる気が出るものになっているかチェックしてください。終了時間がはっきりしない、一部の人に関係があり、全く議題に関係がない参加者がいる、いつもほめられる人たちがいるのに全くほめられる機会がない人がいるなど、やる気がなくなるような要素があるなら改善してください。
扱いにくい人もおもしろくないと内心思っているから良くない態度になっているのかもしれません。やる気が出るように環境を整えてあげれば、厄介な部分が出なくなったということはよくある話です。
○ルールを作る
基本的に会議で扱いにくい人がいてもいなくても、ルールを決めておく方がうまくいきやすいです。あまりガチガチにルールを決めてしまうと参加者の発言が少なくなってしまいますが、適度にルールを決めてあげると発言が増えます。人は完全に自由な状態よりも、わかりやすい縛りがあった方が行動することができるんですね。
扱いにくい人がいると会議がスムーズに進行できない可能性が普通よりも上がりますから、きちんとルール作りをしておきましょう。会議の途中で○○してくださいと言っても反感を買う恐れがあるので、会議が始まるときに言うといいでしょう。もちろん、事前準備の段階で伝えることができるなら、その方が理想的です。
「反対意見を言うときは代案も一緒に言う」、「１回は発言する」など、扱いにくい人を対処することができるようなルールを作ってください。個人への嫌がらせにならないように、他の人もそのルールを守れば会議がうまくいきそうかどうかよく考えてルールを決めましょう。
いいルールを設定することができれば、扱いにくい人に困ることもなくなり、会議の質がかなり上がりますよ。
○黙る人には発言しやすい話題を振る
会議で全く発言しない人が数名いて困るというときは、発言しやすい話題を振ってあげるといいでしょう。自分がわからないことを聞かれても困りますが、得意なこと、言いやすいことなら喜んで言うものです。
普段は全く発言しない人でも、得意分野の話になると饒舌になるということはよくある話です。得意なことでも、発言できたということは自信につながります。自信を持つことができれば段々と発言することが増えていきます。
特に若い人は自信がなくて発言できないということが多いです。成長させる意味でも、発言しやすい話題を振ってあげるといいでしょう。
○否定せず流す
よく発言するのに毎回のようにずれたことを言う人がいます。そんな人相手でも、否定することはやめましょう。反感を買うことになるかもしれませんし、否定してばかりいると、その人がまともなことを言っても偏見の目で見てしまう恐れがあります。
会議の妨げになるような意見、ずれた意見を言う人のことは否定せずに流すのがおすすめです。「そうなんですね」などと言って、相槌を打って他の人に話を振るといいでしょう。否定よりも角が立たないですし、流されたことで自分で反省する人もいます。
○いい意見は掘り下げて聞く
基本的に中立な立場を取りますが、明らかにいい意見は掘り下げて聞いた方が会社のためになります。いい意見を言ったら、それが誰であっても質問などして深く掘り下げるといいでしょう。
丁寧に扱ってもらえたら、もっと意見を言おうという気持ちになりますよね。会議がスムーズに進むだけではなく、発言を積極的にすることもできるわけです。
普段は厄介な人であっても、いい意見を言ったときは他の人と同じように扱うことが大事です。あなたに好意を持ってもらえれば、何かと言うことを聞いてくれるようにもなりますよ。
○まとめ
会議に扱いにくい人がいる場合、まずは会議の内容、形式をチェックしましょう。ルール作りなど、会議のやり方を変えるだけでどうにかなることもあるので、最初に改善したいですね。
それでもうまくいかない場合は、個別に対処するしかありません。黙る人には得意な話題を振る、相手を否定せず流す、いい意見は掘り下げるということをやればうまくいくことが多いです。
この記事に書いてある内容を次回の会議で試してみて、スムーズに会議を進行してくださいね。
コメントを残す