会議のファシリテーターになったとき、当日気をつけるポイント

会議のファシリテーターになったけれど、普通に会議に出るのと何が違うのか、スムーズな会議進行には何が必要なのか分からない。そんな時、気をつけたいポイントを記事にまとめました。
ここで挙げられたポイントを全て押さえ、誰もが認めるファシリテーターを目指しましょう。

Q ファシリテーターとして会議当日に気をつけることがあれば教えてください。

A ファシリテーターは普通に会議に参加するときに比べて、配慮すべきことがたくさんあります。

ポイントを押さえておけばスムーズに会議を進行することができますので、ここで述べる内容は全て把握しましょう。

○堂々とした態度で

基本的なことではあるのですが、ファシリテーターを任されたら、周りがどれだけ目上の人ばかりだったとしても、堂々と振舞うことを意識してください。誰もが、自信があって前向きに行動できる人の言うことを聞きたいと思うものです。逆におどおどしている人の後には着いていきたくないと思いますし、言うことを聞くことにも抵抗が出ます。

スムーズな会議進行をするためには、堂々とした態度が必要不可欠です。自分がファシリテーターなのだというプライドを持つようにしましょう。傲慢な態度を取る必要はありませんが、自信を持って堂々と役割をこなすことが大切です。

○時間厳守

時間厳守はビジネスマンの基本ですが、ファシリテーターは特に大事です。予定の時刻になったら、遅れている参加者がいても会議を始めてしまいましょう。また、会議の終了時刻に合わせて会議を進行し、意見をまとめることも求められています。

終了時刻を疎かにする人が多いのですが、だらだらと長引くだけの会議にしないためにも、時間厳守を意識してメリハリをつけながら進行することをおすすめします。締め切りがある方がやる気が出るのと同じく、終了時刻がきちんと設定されている方が、時間を有効活用しようという意識が高まります。

時間にルーズだという人は、これをいい機会に、時間に厳しい自分へと変化しましょう。

○否定しない

会議では全く納得できないことや、ずれたことを言う人もいます。そのような発言を否定して切り捨てるようなことはやめてください。敵対心を生むこととなり、連携が取りづらくなります。

何か言う必要があるときも、相手の意見を尊重した上で自分が言いたいことを言うといいでしょう。相手はなぜそんなことを言うのか、どうして欲しくてそんなことを言うのかということを考えて気持ちを考慮した上でまずいことはまずいと指摘します。

頭ごなしに否定すると言うことを聞かない人でも、話を聞いてもらえた、ある程度主張が伝わったとわかれば、こちらの言うことを聞く気になります。

たとえイライラするようなことがあったとしても、相手のことをぞんざいに扱わないようにしましょう。

○意見を促す

会議ではどうしても立場のある人や影響力のある人ばかりが意見を述べる傾向にあります。立場が下の人間は気を使って言われるがままになってしまうんですね。その結果、段々と会議に消極的になっていきます。

それでも問題がないことが多いですが、活発な議論をして欲しいというときは、若手など立場が下の人に意見を促すようにしましょう。普段発言をしないような人にあえて話を振って、どう思うか聞くのです。このとき、脅すような言い方にならないように気をつけてください。若手の素直な意見が欲しいなどと言って発言を促すといいでしょう。

どんな意見が出ても否定することなく、一つの意見として扱えば、その人は意見を言うことに少しずつ慣れてきます。意見を言ってもいいんだという思いに変化していきます。会社の発展、会議の成功を考えると、若手など立場が下の人が積極的に発言するようになることは歓迎すべきことです。

意見を促して議論を活発化させるのもファシリテーターの仕事だと思っておきましょう。

○誘導は悪ではない

賛成意見を大げさに取り上げて結論を誘導するような行為は避けるべきだと言われています。誘導ばかりしてしまうと、意見が認められる人が毎回同じになる、一方向に偏った結論ばかり出してしまうなどの問題が生じます。これらはできれば避けたいことです。

なので基本的には会議の流れを誘導することは避けるべきで、ファシリテーターは中立を意識して振舞うべきです。

しかし、時と場合によっては、会議の流れを誘導する必要があります。会議がダラダラと長引く恐れがある、その案件はどうしても早急に通す必要があるなど、全体の利益のためにやらなければならないと判断したときは、会議の流れを誘導するといいでしょう。

基本は守りつつも、時には柔軟に動く必要があるというわけですね。融通が利かない頭でっかちにならないように気をつけるのがポイントです。

○まとめ

ファシリテーターが当日気をつけるポイントはいくつかあり、堂々とした態度で振舞う、時間厳守、相手を否定せず尊重する、若手など立場が下の人間の意見を促すなどが挙げられます。時には誘導を行うなどの柔軟さが求められているのがファシリテーターという役割です。

自分が会議でできることは何だろうかということを常に考えていれば、誰もが認めるファシリテーターになることができます。大変な立場ではあるのですが、めげずに根気強く役割をこなしましょう。