ファシリテーターとして目指すべき会議とは？指針のようなものはある？

会議のファシリテーターになり、自分なりに工夫して会議を開催してきたけれども今ひとつ会議が活発化しない…あなたにはそんな悩みがないでしょうか。
この記事では、ファシリテーターが会議をするにあたってのチェックポイントについて解説しています。
チェックポイントを活用して会議を見直し、よい会議を目指していきましょう。

Ｑファシリテーターとして、どんな会議を目指せばいいのか指針のようなものがあれば教えてください。
Ａファシリテーターは参加者が全員当事者意識を持ち、活発な会議が行われるように調整する必要があります。
〇会議時間は適切か
〇会議の目的をきちんと伝えられているか
〇発言者に偏りがないか
〇会議の内容は業務に反映されているか
〇まとめ

Ｑファシリテーターとして、どんな会議を目指せばいいのか指針のようなものがあれば教えてください。

Ａファシリテーターは参加者が全員当事者意識を持ち、活発な会議が行われるように調整する必要があります。

会議は何かとダラダラしがちですし、一部の人だけが発言して終わるということが多いです。

日本人は学生の頃から自分の意見を言うのが苦手で、周りに合わせて無難に会議を終わらせようとする傾向があります。それでは会議でよい結果を得られませんから、ファシリテーターがうまく調整して会議の効果を最大限に高める必要があるのです。

ここでは、ファシリテーターが会議進行をするにあたってのチェックポイントを解説します。

〇会議時間は適切か

まず、会議時間が適切かどうかチェックしてください。日本の企業の会議は何かと長くなりやすく、ダラダラと話し合いのための話し合いをしていることが多いです。それでは時間を無駄に使うだけで、業務効率はかなり悪いです。

定例会議は典型で、習慣で1時間と決めているから1時間話すというように、形だけを決めてしまっています。話し合う量が決まっていて、それに対して適切な時間が1時間なら何も問題ないのですが、大して話し合うこともないのに時間だけ決めていると、ダラダラして集中力に欠ける会議になってしまうのです。

ファシリテーターとして会議のセッティングをする際には、話し合う量に対して会議時間が適切かどうかよく考えてください。前回の会議の様子を参考にして、やや短めに設定するのも一つの手です。時間が短いと話がまとまるのか不安に感じますが、時間内に話をまとめようと各社員が集中して話し合うので、案外うまくいくことの方が多いです。

〇会議の目的をきちんと伝えられているか

例えばＡという企画について話し合いたくて会議を開くとしましょう。そのときにＡについて話し合いますとだけ事前に伝えて会議を始めても、よい会議ができないことが多いです。

Ａについて話すと言われても、何を考えればいいのかよくわからないからです。当日会議が始まってから急に考える内容がわかっても、うまく対応できないものです。また、問題点がある場合にストレートに指摘していいのか、代案を出さないといけないのかわからず発言しづらいと思う社員もいるかもしれません。

とにかく問題点を指摘してもらって企画としてブラッシュアップしたいのなら「Ａ企画の問題点や改善点を見つけたいので、気になることがあれば些細なことでも言ってください」と伝えておきましょう。事前にＡ企画について共有した上でこのように伝えておけば、当日スムーズに話し合えます。

当日は「Ａ企画の問題点や改善点を見つけ出すことを目標にする」と話し、それ以上のことは次回に回します。もちろんその会議で代案まで出して欲しいなら、問題点を検討し、代案まで出すことを目標とすればいいのです。

〇発言者に偏りがないか

ファシリテーターは参加者が当事者意識を持って会議に参加してもらうように調整しなければなりません。そのため、会議の発言者に偏りがないかチェックする必要があります。一部の立場がある人や影響力がある人だけが発言して会議が終わっているなら、すぐにでも対策をとって、普段発言しない人にも発言してもらうようにしてください。

例えば少人数のグループを作って各自に発表してもらうとか、あなたが人に振って自分の意見を言ってもらうなどの方法があります。発言してくれた人には感謝の気持ちを示し、相手の発言を否定しないようにしてください。間違っても否定して「二度と発言したくない」と思われないようにしてください。

誰もが気持ち良く会議に参加できる雰囲気づくりをすることが重要です。特に若手や役職がない社員が積極的に発言し、意見を取り入れる空気づくりを意識すると会議が活発化しやすいです。