ファシリテーターとして会議に参加すると、扱いに困る人が出てきてしまい、どうしていいかわからなかった、という経験をされた方は少なくないでしょう。
この記事では、会議で見かける困った人たちへの対処法をご紹介します。
対処法をおさえ、ファシリテーターとして会議を実りあるものにしていきましょう。
目次
Q 会議で扱いに困る人がいて、どうしていいかわからなくなっています。
例えば話が長すぎる人などです。何かいい対処法はありませんか。
A 会議は様々な人が参加するため、ファシリテーターから見て扱いに困る人はどうしても出てきます。
会議の進行を大幅に遅らせる原因になってしまう人もいることでしょう。 そのような人たちの対応の仕方がわからず、ファシリテーションが嫌になってしまう人も少なくありません。 そこで今回は、会議で見かける困った人たちへの対処法をご紹介します。
○話がやたら長い人
まず、質問者の例でもあった、話がやたら長い人に対する対応を考えてみましょう。話が長い人は、とにかく丁寧に物事を伝えようとする人と、単に自分の意見が言いたいだけ、喋りたいだけの人がいます。
どちらの場合でも、普通に話を止めるのは難しいです。滝のように話が流れ出すからです。滝の水はずっと待っていても止まらないですよね。すごい勢いで流れ続けます。話が長い人はまさにそれで、満足するまで話させてしまったら、会議が全く進まなくなってしまいます。
よって、話がやたら長い人は、どこかで強引にでも話を切る必要があるのです。コツとしては、その人が何か一つの意見を言って次の話題に転換する瞬間を狙います。「私は～だと思うし、」「そうそう」みたいな言葉を使うときがチャンスです。ここで強引に切らないと、さらに話が進んでしまいます。
その時に少し大きな声を出して、強制的に注目をこちらに集めるのがコツです。「なるほどよくわかりました！○○さんの言いたいことはよくわかりましたよ！」「ありがとうございます！時間もありますので他の方の意見もうかがいたいと思います」など、その場の雰囲気、関係性で言葉遣いを多少変えてもいいでしょう。
とにかく強引かなと思うくらいでいいので、話を切って他の人に振るようにしましょう。きちんと相手のことを褒めたり感謝の言葉を述べたりすることを忘れなければ、意外とすんなり引き下がってくれます。一度断ち切れば、他の人も話が長い人のことを諌めてくれることでしょう。
○同じ話を何回も繰り返す人
話がやたら長い人と似ていますが、こちらは同じ話を何回もするタイプです。特にベテランの方に多く、慎重な性格や真面目な性格をしている方がなってしまいます。確認をしたいという気持ちや、丁寧に話して理解して欲しいという気持ちから、ついつい同じ話を繰り返してしまうというわけです。
大事なことを繰り返すことは大切ですし、確認になることは間違いないのですが、何回も同じ話をされると周りはうんざりしてしまいます。特に若手社員は、その人の話を聞かなくなってしまうことでしょう。会議に悪影響が出ることは明らかで、何らかの対処が必要です。
同じ話を何回も繰り返す人への対処法としては、定番の方法があります。それは、ホワイトボードにその人の意見をちゃんと書いておくということです。こうすることで、その人が何回も同じ話をしようとしたときに、ホワイトボードを指して、こういうことですよね？と言って話を聞くことができます。
ただし馬鹿にするような態度にならないように注意し、「確認ありがとうございます」など、一言添えておけば、相手も嫌な気持ちにはならないでしょう。道具を活用して対応することも、時には必要なのです。
○批判が多い人
批判が多い人には、まず、その人の意見がまともかどうか判断する必要があります。批判が多くても、議題に必要なものなら、価値があるからです。逆に議題と全く関係がなく、ただ批判しているだけなら、会議の進行の妨げになっており、対処する必要があります。
一見まともに聞こえる意見でも、テーマと無関係の場合もあるので注意が必要です。例えば「新商品の若者向けおにぎりの具について話しているのに、そもそも若者にはおにぎりよりパンが売れるからパンを売るべきだなどと言う人がいます。前回決まったことや、関係ない話をする人がよくいますね。このような人にはきちんと対応する必要があります。
批判が多い人にはまず、なぜそう思うのか、具体的にどのような問題が生じるのかなど、批判の内容を突き詰める質問をしましょう。相手の意見を引き出し、今の議題に有益かどうか判断してください。
仮にテーマから逸れているとか、今回話し合うことではないと思ったら、「そこについてはまた次回に検討しましょう」「その件については前回話しておりますので、記録をご確認ください」などと言って、話を切るといいでしょう。相手が批判したいだけだと思うなら、案を実現するためにはどのような手段があるか？という前向きな視点で語ってもらうようにするといいでしょう。批判だけではなく、代案を出してもらうような流れにするのです。
批判ばかりする人は疎まれがちですが、人よりも多くのことに気づき、こだわりを持っているという場合も多いです。批判が議題につながるのか、関係ないものなのかよく考えて対応するようにしましょう。批判をする人を生かすのも、ファシリテーターの役割なのです。
〇まとめ
いかがでしたでしょうか。
話がやたら長い人、同じ話を何回も繰り返す人、批判が多い人…。会議で見かけることは少なくありませんね。
ファシリテーターとして会議に参加する場合は、このような困った人たちにもうまく対処していく必要があります。
こちらでご紹介した対処法をおさえ、会議を実りあるものにしていきましょう。
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