会議の進行役を任されたとき、準備することや配慮すること

会議の進行役を任されたとき、ほとんどの人は、ただ出席して流れに任せ、出た意見をまとめればいい、というふうに考えているのではないでしょうか。
会議を必要以上に長引かせず、有意義なものにするためには、進行役側で事前に準備する必要があります。準備のポイントを押さえ、会議の進行役をスムーズにこなしましょう。

Q 会議の進行役を任されたのですが、何か準備することや配慮することはあるのでしょうか？
A 会議の進行役をスムーズにこなすためには、念入りな準備が必要不可欠です。
○会議は火～木がおすすめ
○遅刻が多いならあえて４５分開始にする
○座席配置を考えておく
○議題はあらかじめ共有
○時には仕込みが必要なことも
○まとめ

Q 会議の進行役を任されたのですが、何か準備することや配慮することはあるのでしょうか？

A 会議の進行役をスムーズにこなすためには、念入りな準備が必要不可欠です。

会議の進行役はみんなから出た意見をまとめて後は流れに任せてやればいい、そんな風に軽く考えてはいませんか？確かにそれでなんとかなることも多いのですが、会議を必要以上に長引かせず、有意義なものにするためには、会議の進行役がきちんと準備をし、参加者のサポートに徹する必要があります。

ここではどういった準備をすればいいのかということに焦点を当てて解説していきます。

○会議は火～木がおすすめ

会議の日程から決めなければならないときは、各々のスケジュールを調整しなければなりません。基本的には上の人間、忙しい人間のスケジュールを先に聞いて、その人に合わせるように会議の日程を決めるといいでしょう。

スケジュール調整に余裕があり、どの曜日でも会議を開くことができる場合は、火～木曜日に開くのがおすすめです。月曜日は週の初めということでみんなまだエンジンがかかっていませんし、金曜日はその週の疲れが溜まっているだけではなく、早く仕事を終わらせて休みに入りたいという気持ちが強いのでイマイチ集中することができません。

ベストなのは週の真ん中である火～木です。この辺りなら疲れが溜まっているということもなく、エンジンも全開でパワフルな会議が期待できます。些細なことですが、余裕があるときは意識して日程を組んでみましょう。

○遅刻が多いならあえて４５分開始にする

会議を１３時からに設定しているのに１３時過ぎになって会議室に来る人が多い、遅刻者が毎回出てスタートで躓いてしまうということが多いなら、あえて１３時などぴったりではなく、１２時４５分や３５分など分単位で会議の開始時間を設定しましょう。

この方が記憶に残りやすく、また、守らなければならないような気がしてくるからです。普通よりも時間を意識してしまうんですね。自然と遅刻者も減るので、もしも遅刻者に悩まされているようなら、開始時刻をいつもとずらして日程を組んでみましょう。

○座席配置を考えておく

軽視する人も多いのですが、座席位置はとても重要です。自分がどの位置に座るのか、また、会議で発表予定の人がどこに座るのか、ある程度指定しておくといいでしょう。自分も発表予定者も全体がよく見える位置に座るのがいいですね。

人によっては、座席を全て指定してしまうという人もいます。それくらい座席位置は大切なんです。

また、テーブルの種類も大事です。平等にお互いアイデアを出し合うような会議をしたい場合は、円のテーブルがおすすめです。長方形のテーブルで囲まれている会議室に比べると、誰が中心か曖昧になり、発言しやすい空気になるからです。

座席位置、テーブルの種類など、会場の環境にも注意するようにしましょう。

○議題はあらかじめ共有

できれば、議題は事前に資料を用意して共有しておきましょう。当日いきなり言われて考えることはとても大変です。事前に言われておけば、参加者は、自分の考えをゆっくりとまとめることができます。可能な限り早めに共有するのが理想です。

事前に議題を募集する場合も、締め切りを設定してまとめるようにしましょう。締め切り前日に改めて確認のメールを送って、話し合いたいことがある人は明日までに連絡するように言っておきましょう。そうすれば当日慌てることがなくなります。

なぜ会議をする必要があるのか、その会議でどういう結果を得たいのかきちんと説明することができれば、参加者のモチベーションがかなり上がります。会議は参加者のモチベーションが高いか低いかで有意義なものになるかどうか決まってきます。参加者が参加しやすい会議にするためにも、できるだけ事前に議題を共有するようにしてください。